Klachtenreglement

Versie: 1.0

1. Doelstelling

Het klachtenreglement van het Educatie en Cultuurcentrum Vathorst (ECCV) heeft als doel een transparant en efficiënt proces te bieden voor het indienen en afhandelen van klachten met betrekking tot onze dienstverlening.

2. Toepassingsgebied

Dit klachtenreglement is van toepassing op alle klachten met betrekking tot de diensten en activiteiten die worden aangeboden door het Educatie en Cultuurcentrum Vathorst.

3. Definities

• Klacht: Een schriftelijke uiting van ontevredenheid over de dienstverlening van het ECCV.

• Klager: Een persoon of entiteit die een klacht indient bij het ECCV.

• Klachtencommissie: Een commissie die belast is met de afhandeling van klachten volgens dit reglement.

4. Indienen van een klacht

• Klachten dienen schriftelijk te worden ingediend en bevatten ten minste de volgende informatie:
  • Naam en contactgegevens van de klager.
  • Een duidelijke beschrijving van de klacht, inclusief relevante details zoals data, betrokken partijen en eventuele correspondentie.
  • Eventuele bewijsstukken die de klacht ondersteunen.
• Klachten kunnen worden ingediend via het online klachtenformulier op de website van ECCV (www.eccv.nl) of per post naar het volgende adres: Educatie en Cultuurcentrum Vathorst Koningsbergenweg 52.

5. Behandeling van klachten

• Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht zal het ECCV een ontvangstbevestiging sturen naar de klager.
• De klacht zal worden behandeld door de klachtencommissie, die zal streven naar een snelle en eerlijke afhandeling.
• De klachtencommissie zal de klacht onderzoeken en eventueel aanvullende informatie opvragen bij de klager of andere relevante partijen.
• Binnen dertig dagen na ontvangst van de klacht zal het ECCV een schriftelijke reactie sturen naar de klager met daarin de bevindingen van het onderzoek en eventuele genomen maatregelen.

6. Beroepsmogelijkheid

• Indien de klager niet tevreden is met de afhandeling van de klacht door het ECCV, kan hij of zij binnen veertien dagen na ontvangst van de reactie een beroep indienen bij een externe instantie.
• De gegevens van de externe instantie waarbij beroep kan worden ingediend zullen worden verstrekt in de schriftelijke reactie op de klacht.

7. Vertrouwelijkheid en privacy

• Het ECCV zal de privacy van de klager te allen tijde respecteren en vertrouwelijk omgaan met alle informatie met betrekking tot de klacht.
• Alle betrokken partijen zullen zorgvuldig omgaan met de verstrekte informatie en deze alleen gebruiken voor de afhandeling van de klacht.

8. Evaluatie en aanpassing

• Dit klachtenreglement zal periodiek worden geëvalueerd en indien nodig worden aangepast om te blijven voldoen aan de behoeften van klagers en de richtlijnen van het ECCV.